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D.Soto
D.Soto, Técnico Informático
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Microsoft Access, consulta sobre INFORMES

Pregunta del cliente:

como hacer para que en un INFORME, haya un total que cuente las lineas de ese informe, cada linea es un registro.


 


Me refiero a un Informe de Microsoft Access

Enviada: hace 4 año.
Categoría: Informática
Experto:  D.Soto escribió hace 4 año.

Hola, ¡Bienvenido a JustAnswer!

 

Realizar un recuento en los informes

Puede resultar útil realizar un recuento de los registros incluidos en un informe. En los informes agrupados o informes de resumen, se puede mostrar un recuento de los registros incluidos en cada grupo. O bien, se puede agregar un número de línea a cada registro para que sea más fácil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artículo se explica, paso a paso, cómo se agregan los recuentos y números de línea a un informe.

informe o grupo

La vista Presentación permite agregar recuentos a un informe de la manera más rápida.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Presentación

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual
  2. Haga clic en el campo cuyo recuento desee realizar. Para garantizar que el recuento incluye todos los registros, haga clic en un campo del que sabe con certeza que no contiene ningún valor nulo, como puede ser un campo Id.
  3. En el grupo Agrupamiento y totales de la ficha Formato, haga clic en Totales.Imagen del botón
  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para hacer un recuento de todos los registros de un informe con independencia de si hay un valor o no en el campo seleccionado, haga clic en Incluir registros.
    • Para hacer un recuento sólo los registros para los que hay un valor en el campo seleccionado, haga clic enIncluir valores.

NOTA Incluir valores no está disponible para los campos de los siguientes tipos de datos:

  • Memo
  • Objeto OLE
  • Hipervínculo

Access agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe y establece su propiedad Origen del control en una expresión que lleve a cabo la función Cuenta. Si el informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro de texto a cada pie de grupo que realiza el mismo cálculo.

NOTA Si usa la vista Presentación para crear un recuento en un campo específico, Access genera una expresión que incluya únicamente los registros donde ese campo no sea nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en un informe y agrega el recuento a un campo con tres valores nulos, el cuadro de texto del recuento mostrará 7, que es el número de registros que contienen valores no nulos. Para evitar esto, agregue los recuentos sólo a los campos que no admiten valores nulos (como los campos Id.), o bien, edite el origen del control del cuadro de texto de modo que siempre incluya todos los registros, independientemente de que contengan o no valores nulos. Para ello:

  1. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
  2. Haga clic en la ficha Datos.
  3. En el cuadro de propiedad Origen del control, elimine la expresión y escriba =Cuenta(*).
  4. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual
  2. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.
  1. Siga uno de estos procedimientos:
    • Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la sección Encabezado del informeo en Pie del informe donde desee colocar el cuadro de texto.
    • Para agregar un recuento de todos los registros incluidos en cada grupo de un informe agrupado, haga clic en la sección Encabezado del grupo o en Pie del grupo donde desee colocar el cuadro de texto.
  2. Seleccione el cuadro de texto y presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.
  3. Haga clic en la ficha Datos.
  4. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =Cuenta(*).

Esta expresión utiliza la función Cuenta para realizar un recuento de todos los registros del informe o grupo, incluso si algunos campos de algunos registros tienen valores nulos. Para realizar un recuento de los registros únicamente en un campo específico que no sea nulo (por ejemplo, NombreProveedor), use la siguiente expresión:=CDoble(Nz(Cuenta([NombreProveedor]),0)).

Agregar un número de línea por cada registro de un informe o grupo

Los elementos de un informe pueden numerarse. Por ejemplo, en un informe denominado Ventas por producto, se puede anteponer "1" al primer elemento de un grupo de productos, "2" al segundo elemento, y así sucesivamente. Cuando comienza el siguiente grupo de productos, se reinicia el recuento y se antepone "1" al primer elemento.

Numeración de los elementos de un informe

Se pueden numerar los elementos de un informe usando un control calculado y estableciendo su propiedad Suma continua.

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En el grupo Controles de la ficha Diseño, haga clic en Cuadro de texto.Imagen del botón
  1. En la sección Detalle del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, asegurándose de que tiene suficiente ancho como para alojar el número de elemento más alto.

Por ejemplo, si piensa que el número de pedidos ascenderá a 100, necesitará espacio para al menos tres caracteres. Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela haciendo clic en ella y presionando SUPR. Si colocó el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que la etiqueta quede oculta debajo del cuadro de texto. Usando el control de desplazamiento de la esquina superior izquierda del cuadro de texto, arrastre el cuadro de texto hasta la derecha para que sea posible ver la etiqueta. Entonces, haga clic en la etiqueta y presione SUPRIMIR.

  1. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
  2. Haga clic en la ficha Todas. En el cuadro de propiedad Nombre, escriba un nombre. Por ejemplo,txtNúmeroElemento.
  3. Haga clic en la ficha Datos.
  4. En el cuadro de propiedad Suma continua, seleccione Sobre grupo.
  5. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =1.
  6. Haga clic en la ficha Formato.
  7. En el cuadro de propiedad Formato, escriba #. (un signo de almohadilla seguido de un punto).

De este modo, el número de línea irá seguido de un punto.

  1. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.
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Cliente: escribió hace 4 año.

Esta función me da error, quiero contar solo los campos que no sean nulos.

 

=CDoble(Nz(Cuenta([Cod]),0))

 

Me da el siguiente error, en cuadro emergente: La expresion que ha expecificado tiene una sintexis no valida.

Cliente: escribió hace 4 año.
Volver a incluir en lista: Respuesta incompleta.

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